A társasházak gazdálkodásának, működésének ellenőrzése minden társasházi tulajdonosnak elemi érdeke. A számvizsgálók aktív közreműködése szükséges a közgyűlés határozatainak végrehajtásához, a megkérdőjelezhetetlen integritású közös képviselő munkájának nyomon követéséhez, vagy az olyan csalások, sikkasztások megakadályozásához, mint ami Komlón történt.

Ebben az inkriminált esetben az a legszomorúbb, hogy öt éven át tarthatott és nem a számvizsgálók indították el a sikkasztás felderítését, hanem egy ki nem fizetett építési vállalkozó reklamálása. A tízmilliós értékű szigetelési munka vállalkozási díjának lenyúlása akkor még elszigetelt esetnek tűnt, de utólag kiderült, hogy a sikkasztássorozat sokkal korábban kezdődött és sokkal kiterjedtebb volt, mint eredetileg gondolták. A szolgáltatókkal egyeztetve derült ki, hogy a villany-, a víz-, és a szemétdíjak terén is több százezer forintos elmaradása van a lakóközösségeknek.

Azóta sikerült a csalás dimenzióit is felderíteni, sőt a vádemelés is megtörtént. A 2012-2017 között lezajlott, 400 rendbeli 170 milliós kárt okozó sikkasztássorozatban a hatvan komlói társasházat képviselő nő a társasházak számláiról rendszeresen saját céljaira vett fel készpénzt, de előfordult, hogy jogosulatlan utalásokat teljesített saját lakossági folyószámlájára. Az összegeket részben ismeretlen célra, részben az általa képviselt más társasházak részére fizette be, hogy leplezze az okozott hiányt. Emellett a társasházak házipénztárában összegyűlt összegeket is kisajátította.

A folyamatos, rendszeres ellenőrzés. A csalás, sikkasztás szinte mindig a hiányos szabályozás és ellenőrzés következménye. A társasházak esetében a számvizsgáló(k), a számvizsgáló bizottság, lakásszövetkezetek esetében a felügyelő bizottság kap lehetőséget az ellenőrzésre. A törvény nagyon erős ellenőrzési jogkört rendel ezekhez az intézményekhez, de érvényesüléséhez közösségi szándék és számvizsgálói tudás is szükséges. Miért nem voltak a helyzet magaslatán a számvizsgálók? Milyen volt a havi ellenőrzés? Hogyan ellenőrizték a beszámolót? Miért nem egyeztették a bankkivonatokat? Egyik társasházban sem volt senki, aki belelátott volna a könyvelésbe?

27. § (1) A közösség legfőbb döntéshozó szerve a tulajdonostársakból álló közgyűlés, amelyen valamennyi tulajdonostárs részt vehet.

(2) A közösség ügyintézését a közös képviselő vagy az intézőbizottság látja el. Abban a társasházban, amelyben huszonöt lakásnál több lakás van, a közösség gazdálkodásának ellenőrzésére számvizsgáló bizottságot kell választani.

(3) A legalább egy elnökből és két tagból álló intézőbizottságot, illetőleg a számvizsgáló bizottságot a tulajdonostársaknak saját maguk közül kell megválasztaniuk; az intézőbizottság elnökének jogállása és felelőssége azonos a közös képviselő e törvényben meghatározott jogállásával és felelősségével.

A Társasházakról szóló törvény nem csak lehetővé, de kötelezővé teszi a tulajdonosok ellenőrzési lehetőségét. Sőt ezt a jogkört és a vele járó feladatokat elsősorban egy, a közösség által megbízott tulajdonosnak szánja, biztosítva a lehetőséget, hogy ilyen tulajdonos hiányában egy regisztrációval rendelkező számviteli szakemberhez legyen rendelve az ellenőrzési jogkör. Ami azért jó, mert bizonyos esetekben a közös képviselő és a közgyűlés is elszabotálhatja, ahogy ez a gyakorlatban sajnos már elő is fordult.

51. §(4) A számvizsgáló bizottsággal nem rendelkező társasház közösségének ellenőrzési jogkörét és feladatait a szervezeti-működési szabályzatban az (1) bekezdés rendelkezéseinek figyelembevételével kell megállapítani; a szabályzat előírhatja, hogy e feladatokat évente a közgyűlés határozatával felhatalmazott tulajdonostárs látja el.

(5) Ha az (1) bekezdés szerinti feladatok ellátása számvizsgáló bizottság vagy a (4) bekezdésben említettek szerint felhatalmazható tulajdonostárs hiánya miatt nem biztosítható, e feladatok ellátásával - a szervezeti-működési szabályzat erről szóló rendelkezése esetén - a számvitelről szóló törvény szerinti könyvviteli szolgáltatás végzésére jogosult szolgáltató vagy okleveles könyvvizsgálói képesítéssel rendelkező és a számvitelről szóló törvény szerinti nyilvántartásban szereplő (a továbbiakban: regisztrált) személy vagy olyan gazdálkodó szervezet is megbízható, amelynek van ilyen tagja vagy alkalmazottja.

Nem kicsi. Különösen jelentős a tízemeletes, 70-260 lakásos panelházak esetén ahol az éves költségvetés 150-200 millió is lehet. Szintén jelentős a költségvetése az extra szolgáltatásokkal, paraméterekkel rendelkező társasházak esetén, ahol az úszómedence, a portaszolgálat, a teremgarázs, a lift, a tetőkerttel, a parkosított udvar, játszótér szignifikánsan megemeli a költségeket. A talán leggyakoribb társasház-típus, a 12-50 lakásos társasház éves költségvetése 2-12 millió forint. A költségvetés persze nagyban függ attól, hogy a rezsiben jelentős hányaddal szereplő víz- és csatorna vagy a fűtés elszámolása hogyan történik, a társasháznak mekkora a megtakarítási hajlandósága, milyen aktív az épületfelújítási, karbantartási tevékenység, végez-e valamilyen vállalkozási tevékenységet (bérbeadást) a társasház, a közös területek hasznosítása érdekében mit csinál. A havi bevétel és kiadás 200-1000 ezer forint, a tételszám 20-100, a határozatok éves száma 2-15 között lehet. Azaz a számvizsgálóknak ezt a költségvetést kellene a Társasházakról szóló törvény, az SZMSZ, a közgyűlési határozatok figyelembevételével ellenőrizni.

A törvény nagyon erős felhatalmazást ad a számvizsgálónak, azzal, hogy a számvizsgáló bármikor ellenőrizheti az ügyintézést, de jól el kell találni a módszert és a stílust.

Nem célravezető (sőt a konkrét esetben az 1 milliós anyagi veszteséget is okozott) ha a túlmozgásos, a szerepét félreértő számvizsgáló gyakorlatilag gazdasági esemény szinten avatkozik be a közös képviselő életébe lábbal tiporva a közös képviselő törvény által biztosított jogait, szóbeli megállapodásokat kötve módosítja a bérleti szerződést.

Nem jó, ha a számvizsgáló felületes és még azt sem tudja, hogy felügyeleti ellenőrzés súlyos törvényszegéseket talált a társasháznál, sőt minden rendben valónak talált.

Az optimális egy hatékony szakmai megközelítés, amihez persze megfelelő szakmai partner, közös képviselő is szükséges.

51. § (1) A számvizsgáló bizottság jogkörében eljárva:

a) bármikor ellenőrizheti a közös képviselő, illetőleg az intézőbizottság ügyintézését, havonként ellenőrzi a közösség pénzforgalmát,

b) * véleményezi a közgyűlés elé terjesztett javaslatot, így különösen a számviteli szabályok szerinti könyvvezetés és beszámoló alapján elkészített éves elszámolást és a következő évi költségvetést, valamint a szervezeti-működési szabályzat által meghatározott értékhatár felett a bemutatott számlákat,

c) javaslatot tesz a közös képviselő, illetőleg az intézőbizottság elnöke és tagjai díjazására,

d) összehívja a közgyűlést, ha a közös képviselő vagy az intézőbizottság elnöke az erre vonatkozó kötelességének nem tesz eleget.

A törvény által biztosított felhatalmazás erős, de érteni kell a mozgásteret, ismerni kell az alkalmazandó eszköztárat.

Egyértelmű, hogy egy transzparens működéshez, költséghatékony gazdálkodáshoz, hatékony ellenőrzéshez jó protokoll- és szabályrendszer szükséges.

Mivel tehető átláthatóvá a gazdálkodás, hogyan lehet a közös képviselő tevékenységét ellenőrizni?

A társasházi vagyon legnagyobb hányada a bankszámlákon van, ezért a bankszámlák forgalmának ellenőrzése kritikus. A társasházaknak legalább bankszámlájuk van az üzemeltetési finanszírozására, ami felett a rendelkezési jogot, aláírási jogot a közös képviselő, intéző bizottság gyakorolja a közgyűlés határozatai szerint. Dönthet úgy a társasház, hogy megtakarításra, felújításra is tart fenn számlát és eddig lakástakarékszámla nyitására is volt lehetőség. A számvizsgáló kötelessége leellenőrizni minden hónapban ezeknek a számláknak a forgalmát, a vagyonváltozás okait. Ezt a kivonatok ellenőrzésével teheti meg.

Több lehetőség van, de a legegyszerűbb, ha a számvizsgáló online betekintési joggal rendelkezik a bankszámlához. Az OTP-nél például az OTPdirekt szolgáltatás ad lehetőséget az online kapcsolatra, ahol a közös képviselő mint a társasház képviselője rendelkezik a számlával, a számvizsgáló pedig betekintési jogot kaphat. Persze, ha a kivonatok csak papíron naponta érkeznek a közös képviselőhöz, a számvizsgáló vagy a kinyomtatott kivonatok ismeretében vagy azok szkennelt formájában juthat hozzá az információhoz.

A teljes körű, minden bankszámlát felölelő áttekintés akkor a legfrappánsabb, ha a közös képviselő havonta készít egy vagyon leltárt, ahol felsorolja melyik bankszámlán mekkora az egyenleg, készít egy havi vagyonváltozási kimutatást bankszámlánként a változást okozó tényezők számszerűsítésével. A számvizsgáló ezt tudja összevetni a közgyűlési közös költség vagy kiadásra vonatkozó határozataival.

A készpénzforgalom aránya a társasház költségvetésén belül elég fontos indikátor. Azon kívül, hogy a készpénzfelvét drága, ráadásul a felhasználásának a dokumentálása és ellenőrzése is figyelmet kíván. Mely tényezőkre érdemes figyelni?

A társasház gazdálkodásának garanciája az áttekinthető, naprakész nyilvántartás, amelyből a tulajdonosok egyenlegei, a kiadások, bevételek, a vagyon nagysága, változásának okai könnyen követhetőek és egyszerű vagyonegyenleget, vagyonváltozási kimutatást készíteni. Ez a közös képviselő számára épp úgy kritikus, mint a számvizsgáló számára. Jelenleg a társasházak, lakásszövetkezetek zöme pénzforgalmi nyilvántartást kell, hogy vezessen, illetve kiegészítő nyilvántartást a kötelezettségek, a követelések, a tulajdonosok egyenlegének a nyilvántartására.

A közmű számlák nagysága, helyessége, kifizetése a társasház működésének, fenntartásának egyik legfontosabb eleme. Az ellenőrzésnek erre i ki kell terjedni, ha a ház nem akar olyan szomorú következményekkel szembe nézni, mint a komlói esetben. Több módon, ponton lehet ezt követni.

A társasház életének és költségvetésének legszignifikánsabb eleme. Szinte biztos, hogy csak közgyűlési határozat alapján lehet szerződni, munkát megrendelni, számlát kifizetni. Ugyanakkor már a kivitelező, a piacon elérhető legoptimálisabb megoldás megtalálása sem könnyű. Itt a számvizsgáló feladata összetett, a teljes folyamaton átívelő.

A hibaelhárítás az egyik legkényesebb közös képviselői feladat. Hiszen vagy egy nagyobb kár elhárítása vagy a szolgáltatás szintjének visszaállítása szempontjából a gyorsaság fontos. Ugyanakkor, sokszor nem látható elsőre, hogy mi az ok, mekkora lesz a helyreállítás költsége, biztosítási kártérítés kérhető-e?

Az ellenőrzés persze az igénybe vehető eszköztár és a közös képviselő által készített havi, negyedéves elszámolás minőségének a függvénye. De ha a számvizsgáló rászán havonta 30-60 percet, biztos, hogy megfelelő képet kap a társasház pénzügyeiről.